SAFI

MANUAL DE CONTABILIDAD “SAFI”

Integrantes:      Ma. Belén Arroyo, Sofía Díaz, Stephanie Guamán, Melany López, Corina Romero y Cynthia Vega.

Cuando tienes el programa “SAFI” te viene incluido un icono que se llama
“SAFINS”, aquí es donde primero se debe crear o aumentar una empresa antes de acceder o entrar al icono “SAFI”.

Pasos para ingresar una empresa en “SAFINS”:

Entras al programa Safins y se te abre la siguiente ventana.

Una vez dentro se ingresa a la opción “EMPRESA”

En esta a su vez tiene varias opciones, como son:

Iniciar, duplicar, modificar y eliminar la empresa. En este caso vamos a iniciar una empresa así que damos enter a la primera opción.

Y se llena los datos que nos pide y que son muy necesarios de la empresa. Se debe esperar un momento antes de salir ya que se está cargando la información en el programa.

 

Cuando hayas creado la empresa puedes duplicar el plan de cuentas de la empresa modelo que viene en el programa, o si no lo puedes crear tu mismo, pero en caso de que lo vayas a crear cierras SAFINS con la tecla “Ecs” y entras al icono SAFI. Escoges la empresa que creaste (la nuestras se llama “empresa modelo”).

Para crear plan de cuentas:

Una vez escogido la empresa tenemos varias opciones o módulos que nos servirán para pasar las actividades de la empresa.

Como vamos a crear el plan de cuentas damos enter en “Contabilidad”, y de igual manera entramos a “Actualizaciones” y nos muestra más opciones. La que vamos a utilizar en este momento es “Plan de Cuentas”.

Hay un plan de cuentas que viene en el momento que ingresamos la empresa, si no queremos ese plan como esta en la ventana que mostramos puede borrarlo y crear el suyo tal y como en el ejemplo, para borrar una cuenta se debe eliminar desde la raíz, es decir desde el último hacia arriba.

Cuando este en la última cuenta para poder eliminar, damos en la tecla “Supr” y la cuenta se pondrá de un color plomo y a la vez damos enter para suprimirla y que ya no conste, así sucesivamente se repetirá hasta que no haya ninguna cuenta y pueda ingresar la suya.

Para crear asientos contables:

En el mismo módulo de “Contabilidad” y en “Actualizaciones” nos da la opción “Transacciones”, aquí es donde vamos a ingresar las actividades de la empresa es decir los asientos.

Vamos a realizar un ejemplo de transacción para que vean como se ingresa.

Ejemplo: La empresa “XY” S.A. compra materia prima o mercadería  $1.000 en efectivo.

Primero se ingresa el número de asiento y el detalle.

Ya puesto el detalle damos enter y se nos abre la ventana:

 

Aquí ingresamos el código o la cuenta que se va a ocupar.

Para ingresar la cuenta vamos a la tecla F2 y nos sale el plan de cuentas. Escogemos las cuentas correspondientes y damos enter.

Cuando acabas el asiento se pone la tecla “Insert” para que la cuenta y la cantidad anterior se guarden como se muestra en la imagen y luego de que acabe el asiento damos “Esc” y se guarda automáticamente.

MODULO 2: Tesorería

2.1: Cts. Caja/Banco

Allí el programa nos brinda opciones  dentro del plan de cuentas pero esto podemos modificarlas a nuestra necesidad, en este caso no va a existir ninguna modificación

2.2.: Como crear Transacciones en tesorería

Para poder ingresar transacciones en el modulo de tesorería nos ubicamos en actualizaciones y seleccionamos la opción transacciones

Luego nos aparece automáticamente el tipo de transacción que deseamos realizar sean estos de egreso o ingreso

 

2.2.1: Primero vamos a comenzar con las transacciones de egreso en la que primero debemos ubicar la cuenta de caja/bancos respectiva  para ello pulsamos la tecla F2 para que nos salga las opciones de cuentas que ingresamos previamente o que el programa nos dio y escogemos la que necesitamos en este caso vamos a ocupar la de caja chica sucres.

Ya una vez seleccionada la cuenta nos aparte automáticamente un cuadro en el cual debemos ubicar el proveedor correspondiente, Nº de cheque, a quien va dirigido el pago y el monto correspondiente.

Luego de esto ubicamos la fecha, el Nº de asiento, el comprobante de egreso y el concepto que este tiene.

Ya una vez puesto el concepto pulsamos la tecla ENTER y nos aparecerá automáticamente los datos faltantes.

Ya una vez que los datos aparecieron seguimos pulsando la tecla ENTER hasta que nos aparezca un cuadro.

Ya allí pulsamos la tecla ESC hasta que nos aparezca otro cuadro en el cual ubicamos la clave, el tipo de documento, el número, la factura, el detalle, monto que tiene y  la fecha de vencimiento de la transacción.

Al final pulsamos la tecla ENTER para que quede grabado y la tecla ESC para poder salir hasta otro cuadro el cual nos verifica que la transacción esta esta realizada

Y para poder salir al inicio pulsamos la tecla ESC repetitivamente.

 

 

2.2.2: Ahora continuamos con las transacciones de ingreso al igual que la egresos seleccionamos la Cta. de Caja/Bancos respectiva.

Nos aparecerá automáticamente una pantalla la cual debemos llenar con los datos correspondientes al igual que los egresos.

Luego de esto pulsamos la tecla ENTER hasta que nos aparezca otra cuadro el cual debemos llenar con los dato correspondientes  que este posee.

Y para grabarlos pulsamos la tecla ENTER y luego la tecla ESC hasta otro cuadro de verificación.

Para poder salir  pulsamos ESC  hasta la pantalla inicial.

2.3: Para crear Clientes por medio de tesorería

Primero nos vamos al modulo 2, luego  a Actualizaciones y seleccionamos la opción clientes

Ya una vez allí ubicamos el código contable correspondiente, luego el número de clave que va a tener el cliente.

Después seleccionamos la fecha, el tipo de documento en este caso el RUC, y ubicamos el número de documento.

Luego ubicamos el nombre, actividad e email del cliente.

Luego ubicamos el vendedor, la zona, la dirección, el país, la ciudad y los teléfonos.

Luego pasamos con ENTER hasta la opción de representante en el cual ubicamos el nombre del representante, también ingresamos el descuento otorgado si hubiese,

Después y para finalizar ubicamos el precio de venta, el IVA y el límite de crédito que posee, y ponemos observaciones si las hubiera y en caso de no haya ponemos la palabra NINGUNA, al final grabamos con ENTER.

Si deseamos salir de esta opción pulsamos la tecla ESC hasta la pantalla inicial.

2.4: Para crear proveedores por medio de tesorería

Primero nos vamos al modulo 2, luego  a Actualizaciones y seleccionamos la opción proveedores

Ya una vez allí ubicamos el código contable correspondiente, luego el número de clave que va a tener el proveedor.

Luego seleccionamos la fecha, el tipo de documento en este caso el RUC, y ubicamos el número de documento.

Luego ubicamos el nombre del proveedor, su actividad, cuidad, país e email.

Luego ubicamos la respectiva dirección y teléfonos correspondientes.

                                                 

Después continuamos ubicando el nombre del representante, la retención a la fuente si es que ubiese, y las observaciones  y  pulsamos ENTER hasta que nos aparezca un cuadro.

En este cuadro debemos ubicar todos los datos de la imprenta es decir su nombre, RUC. También ubicamos la fecha  de valides de las facturas, la autorización de la imprenta, el número de serie de las factura y la autorización del SRI.

Para finalizar guardamos pulsando ENTER y si deseamos salir pulsamos la tecla ESC hasta la pantalla inicial.

CUENTAS POR PAGAR

COMO CREAR  PROVEEDORES

En el modulo 3 CUENTAS POR PAGAR  en actualizaciones escogemos PROVEEDORES.

Damos un clic en incluir

Llenamos los respectivos datos

al momento que damos enter llenamos los datos respectivos de la imprenta

COMO CREAR  DEFINICION DE TRANSACIONES

En el modulo 3 CUENTAS POR PAGAR  en actualizaciones escogemos DEFINICION DE TRANSACIONES y no debemos realizar una opción ya que esta ya viene incluida en el programa

 

MÓDULO DE INVENTARIO POR BODEGAS

COMO CREAR ÍTEMS/PRODUCTOS

Escogemos el modulo de inventario por bodegas.

Nos ubicamos en actualizaciones y escogemos, ítems/productos.

Aparece una pantalla, donde escogeremos incluir. Automáticamente se borraran los datos que salen en un principio para ubicar los nuevos.

Finalizando tendremos que ubicar: código ítem, cta. De inventario, costo de ventas/producto, descripción, cta. de ventas, grupo, maraca, unidad de medida ubicación precio de venta 1 y 3.

COMO CREAR BODEGAS

En el mismo modulo de ubico en actualizaciones y escojo bodegas.

Automáticamente me sale una pantalla donde tengo que ubicar el nombre de las bodegas como: norte, centro, sur, periférico, etc.

Al finalizar presionamos la tecla Esc. Para guardar

MODULO DE FACTURACIÓN- VENTAS/POS

COMO CREAR VENDEDORES/GRUPOS

Nos ubicaremos en actualizaciones y escogemos Vendedores/Gr.

Aparece una pantalla donde pondremos incluir.  A continuación se borraran todos los datos que hayan aparecido anteriormente para poder colocar los nuevos.

Posteriormente llenaremos todos los datos que nos pide a continuación como: Código, RUC, nombre, fecha, ciudad, dirección, teléfono, representante, comisión (si es que hubiese) y observaciones.

COMO CREAR ZONAS

nos ubicamos en actualizaciones y escogemos zonas.

Automáticamente el programa nos da una pantalla donde debemos llenar el nombre con su respectivo número de zona. Como: norte, sur, centro, exterior, etc.

Para guardar pulsaremos Esc.

COMO CREAR CLIENTES/CRÉDITO

En actualizaciones escogeremos clientes/créd.

Aparecerá una pantalla donde nos pide: el código contable, número de clave, fecha, número de documento, etc.

Finalmente cuando acabamos de colocar todos los datos pulsaremos la tecla de Esc. Para que se guarden automáticamente.

COMO CREAR ÍTEMS/PRODUCTOS

Nos encontramos en actualizaciones y a continuación  escogemos ítems/productos.

Aparecerá una pantalla igual a la que se creó en inventario por bodegas, se realizará el mismo procedimiento.

CUENTAS POR COBRAR

COMO CREAR CLIENTES:
En el módulo 6 CUENTAS POR COBRAR en actualizaciones escogemos la opción CLIENTES CRÉD.

Damos un clic en la opción INCLUIR

Para escoger el CODIGO CONTABLE sacamos el plan de cuantas con F2.

Escogeos CREDITO Y damos un ENTER.

En NUMERO DE CLAVE colocamos el número que nosotros escojamos, y damos un ENTER.

Pasamos con ENTER hasta llegar al NOMBRE, aquí ingresamos el nombre del cliente y damos un ENTER.

Pasamos con ENTER hasta ACTIVIDAD y colocamos la actividad a la que se dedica el cliente.

Pasamos hasta VENDEDOR/GRUPO y colocamos y sacamos los grupos de vendedores con F2.

Escogemos un grupo y damos ENTER

En ZONA sacamos la tabla de zonas con F2

Escogemos una de las opciones y pasamos con ENTER y llenamos los datos que nos pide a continuación como PAIS, DIRECCIÓN, CIUDAD Y TELEFONO.

En REPRESENTANTE colocamos el nombre del representante de la empresa, pasamos hasta LIMITE DE CREDITO y OBSERVACIONES.

Damos ENTER hasta que el indicador vuelva al principio, y ponemos Esc. Hasta que salga esta pantalla.

COMO HACER TRANSACCIONES

En el módulo 6 CUENTAS POR COBRAR en actualizaciones escogemos la opción TRANSACCIONES.

2.   Damos un ENTER en la opción INCLUIR

3.    Para ingresar el Nª. CLAVE sacamos la tabla de clientes

4.    Escogeos uno de los clientes

5.    En TIPO sacamos la tabla con F2

6.    Escogemos FACTURA , damos ENTER y colocamos el número de factura y pasamos con ENTER hasta DETALLE.

7.    En detalle colocamos SALDO INICIAL y en MONTO colocamos el valor del monto

8.    Damos un ENTER y nos saldrá la información con las letras blancas, lo cual nos indica que la información ya está guardada en el programa

COMO CREAR VENDEDORES.

1.     En el módulo 6 CUENTAS POR COBRAR en actualizaciones escogemos la opción VENDEDORE/GR.

2.    Damos un ENTER en la opción INCLUIR

3.    En código colocamos un número que nosotros creamos conveniente, y damos ENTER.

4.    Llenamos los datos respectivos como: RUC, Nombre, Ciudad, Fecha, Dirección, teléfonos, colocamos el nombre del representante.

5.    En la parte en la que dice OBSERVACIONES colocamos NINGUNA y damos un  ENTER, cuando el indicador nos vuelve a salir en código nos quiere decir que la información ya está guaradada.